Geliat Kang Gembul

Ini utang terakhir dari yang pernah gw omongin sebelumnya. Tulisan ini masih menyangkut tentang organisasi dan special ditujukan untuk ketua HMIF baru dan para koordinator nya. Sebelumnya ada 3 postingan terkait untuk mereka. Bisa dibaca di sini, sini, dan sini. Tulisan kali ini bisa berguna juga untuk pembaca yang mau memulai usaha/ bisnis khususnya sektor riil.

Perlu diomongin lebih awal keknya, kalo tulisan ini murni opini pribadi, bukan berdasarkan riset atau penelitian ilmiah lainnya. Juga bukan berdasarkan fakta, data, dan sejenisnya. Cuma berdasarkan pengalaman dan beberapa sumber lain yang ntah bisa dipercaya atau nggak.
Oiya, tulisan kali ini lebih panjang dari biasanya, so kalo ada yang udah bosen baca ampe sini, dan lagi buru2 mending lupain aja, gak usah lanjutin baca. Tunggu postingan gw berikutnya yang lebih ringan dibaca. hehehe

Oke, gw mulai aja.

Dalam setiap kepengurusan khususnya untuk HMIF, pasti ada program kerja yang dibuat. Selama ini proker dibuat cuma berdasarkan rekomendasi dari taun sebelumnya, dan melihat kesuksesan acara sebelumnya. Jika dirasa cukup sukses dan rame pengunjung, maka proker tersebut dipertahankan. Kemudian ditambahkan proker baru yang sebetulnya dilihat dari fungsi dan tujuan cukup sama. Jadilah banyak pendapat yang menyatakan HMIF itu event organizer karena kebanyakan proker. Maka tak ayal juga terjadi saling kejar-kejaran pelaksanaan proker ini. Jarang sekali para koordinator yang berani merancang kegiatan baru yang bertipe penantang, dari sekedar melestarikan proker yang sudah ada, dengan melihat rekomendasi tahun2 sebelumnya.
Padahal kalo diperhatiin setiap rekomendasi yang ditulis cuma dikatakan proker A bagus shg harus dipertahankan, proker B bagus, proker C kurang krn hambatan ini dan itu. Tidak ada yang berbicara secara jelas mengenai analisis kelayakan, kesesuaian dengan visi dan misi himpunan, alasan kenapa proker tsb harus dipertahankan, di bagian mana harus ditingkatkan, dsb.

Selama 3 tahun memperhatikan proker2 nya himpunan, tetep masih ada beberapa ketimpangan dan kesalahan umum yang terus dilakukan. Divisi gw jg salah satunya dulu itu.
Menurut gw pewacanaan dan kuisioner itu udah merupakan kewajiban divisi internal, jadi gak perlu lah dijadiin proker. Sampe ditargetin keluar 2 kali dalam satu kepengurusan. Menurut gw semua anggota internal emang harus bisa bikin pewacanaan kek gitu. Jadi bukan cuma PJ nya aja yg bikin.

Pembuatan mading, ucapan selamat ultah, menurut gw itu kewajiban divisi bagian media dan publikasi. Gak perlu dijadiin proker. Kalo emang gak mampu bikin mading atau ucapan, apalagi sampe dijadiin 2 proker, keknya kalian cuma ingin daftar proker kalian biar banyak aja. Bikin ginian doank mah harusnya setiap anggota divisi media informasi tuh bisa.

Silaturahmi ke departemen, itu juga kewajiban anak internal yang ngurusin, ga perlu dijadiin proker. kalo emang dalam satu tahun gak bisa ngusahain silaturahmi dengan departemen, ketuanya berarti salah milih koordinator. Silaturahmi ke unpad, ITB, dan lainnya, pendataan alumni, keknya gak perlu juga dijadiin proker. Udah menjadi tanggung jawab anak eksternal mengurusi beginian. Kalo bikin event nya, misal alumni gathering, studi banding, baru jadiin tuh proker. Kalo cuma sebatas kunjungan, ngobrol dari dulu itu2 aja, bilang aja ngobrol. Bukan proker.

Upgrading pengurus, bentuk apa pun upgradingnya, apakah hardskill, softskill, rohani, jasmani, itu mah kegiatan rutin, jadiin aja hobi himpunan. Agak aneh rasanya dibilang proker. Kayak BPMI mau peduli aja dengan upgrading yang dibuat. Upgrading itu urusan internal, tunjukan aja hasilnya kalo emang outputan hmif itu banyak yg bagus berkat upgrading. Orang luar gak perlu tau upgradingnya apa aja, berapa kali, trainernya dari mana, tempatnya dimana, gak ngefek!! Namanya juga black box.

Dan masih banyak lagi keknya kalo ditelaah satu per satu. Tapi beberapa contoh keknya udah cukup untuk ngasih tau ketua baru dan koord nya, kalo proker itu gak perlu banyak. yang penting dari awal udah jelas relevansi nya dengan visi misi himpunan, sasaran, pelaku, dan hasil yang akan dicapai.

Oke, ini sedikit panduan untuk membuat proker agar lebih bisa dianalisis dan menambah pembelajaran bagi pengurusnya juga. Ini gw dapet sewaktu ikutan business game nya GEMASTIK dan sepertinya bisa juga diterapin di himpunan. Jadi ada rumus yang disebut STP dan 4P. Pertama kerjain yg STP dulu baru dilanjutin dengan 4P.

Rumus STP

1. Segmenting
   Penting bagi para pembuat proker untuk menentukan segmen mana yang akan dipilih. kalo gak ngerti segmen ibaratkan pasar.    kalo gak ngerti juga, gw kasih contoh aja. misal mau masuk segmen kampus IT Telkom, atau segmen luar kampus. Misal pasar mahasiswa IF, atau mahasiswa semua jurusan. Segmenting penting untuk menentukan target berikutnya.

2. Targeting
   Targeting yakni menentukan target. Apakah targetnya kelas, angkatan A, angkatan B, dosen, departemen, dan lainnya. Target biasanya menentukan sasaran objek yang akan menjadi konsumen proker kalian.

3. Positioning
   Tentukan posisi proker yang akan kalian buat. Ada 3 kategori posisi proker yang harus kalian pahami. Pengkategorian ini penting untuk menentukan langkah selanjutnya terutama di bagian promotion.

   1. Challenger – Penantang
      Proker yang biasanya relatif baru, tidak menyamai proker2 yang sudah ada sebelumnya. Improvisasi baru semisal ganti nama dan teknis juga bisa dikategorikan ke dalam sini.
      contoh :
      Proker baru : DOMINO (duel mahasiswa IF)
      Improvisasi baru : IGOES 2008, merubah konsep baik dari tempat, sasaran, dan teknis.

   2. Follower – Pengikut
      Melaksanakan proker yang sudah dilaksanakan sebelumnya, misal buka puasa bareng, Responsi akademik, dll, yang sekiranya tidak ada perubahan tempat, judul, dan teknis yang berarti. Bisa juga karena ikut2an organisasi lain. Misal organisasi tetangga ngadain event A dan dinilai bagus, maka kalian menirunya. Gak salah kok! Asal tepat aja menentukan langkah2 berikutnya aja.

   3. Balancer – Penyeimbang
      Kegiatan atau proker sebelumnya yang dinilai sudah punya bargaining di mata khalayak sehingga tidak perlu promotion yang gede2an. Taruhlah GENIA dan MABIM di sini.

STP sedikit banyak akan berpengaruh kepada 4P!

Rumus 4P

1. Product
   Define kegiatan yang akan kalian laksanakan. Mulai dari judul, tema, jargon, kemasan, dan lainnya yg berkaitan dengan product atau kegiatan yang akan dibuat.

2. Price
   Pembuatan anggaran. termasuk di dalamnya, mengenai penentuan harga tiket masuk misalnya, return of value, perkiraan keuntungan, sumber dana, dan lainnya.

3. Place
   Tempat yang dipilih untuk kegiatan yang akan kalian laksanakan. Apakah indoor atau outdor. Apakah di gedung, di lapangan, di kelas, dan lain sebagainya. Harus kalian define secara jelas di sini.

4. Promotion
   Ini adalah media promosi yang akan kalian gunakan sebagai publikasi kegiatan kalian. Jelaskan di sini, publikasi kalian mau dimana, apakah di mading, di web, di radio, di jalanan, dll. Medianya apa aja, apakah baligo, spanduk, poster, flier, banner, dll. Bedakan per kategori yang sudah kalian buat ketika tahap positioning.
   Untuk Challenger, jelas kalian membutuhkan promosi yang besar2an di awal, karena event kalian baru.
   Untuk follower, sewajarnya aja. Jangan terlalu besar, juga jangan terlalu nanggung. Mungkin untuk follower gak perlu lah bikin2 baligo gede2, bisa diganti ama spanduk yg diperbanyak aja. Bahannya jg gak perlu bagus, yg kain aja. Namanya jg follower.
   Untuk balancer, publikasi seperlunya aja. Misal cukup ke kelas2, di mading, atau lewat milis misal.
   Penentuan dan kepandaian temen2 menentukan tahap ini menyebabkan proker yang temen2 buat tepat guna dan efektif. Satu lagi biar pengeluaran lebih hemat dan tepat sasaran. Gak lebay. Jadi bisa diukur pas bikin proposal. Jadi inget pengalaman IGOES kemaren. Ternyata bikin baligo 5 ukuran 3×4 seharga Rp30.000/meter nya, harganya sama dengan spanduk bahan kain jumlah 30 ukuran sedang seharga 60 ribu/ satu nya. Efeknya jauh lebih efektif yang spanduk! Taruhlah poster A3 sebanyak 2 rim seharga 1,2 jutaan diganti dengan brosur A5 seharga 1000an. Harga sama, tapi hasil pasti berbeda. Untuk target pelajar dan mahasiswa, apa perlu publikasi di koran.

Oke sekian untuk postingan kali ini. Jika ada pertanyaan dan lain hal, bisa didiskusikan. Tapi kalo ada yang gak setuju, lupain aja.. gw gak peduli kok. Namanya juga pendapat sendiri. hehe

Thnx for reading..